Surat modern

Dewasa ini, komunikasi melalui email mungkin bukan lagi sesuatu yang aneh bagi banyak perusahaan. Penggunaan email sudah sangat lumrah karena murah dan efisien. Penggunaan email dapat mengeliminasi berbagai pemborosan, baik untuk komunikasi internal perusahaan maupun komunikasi dengan pihak luar perusahaan. Meski sudah sedemikian lumrah dan populer, sayangnya cukup banyak perusahaan yang menggunakan email namun belum mengelolanya secara baik agar bisa meningkatkan branding perusahaan.
Cukup banyak perusahaan yang masih menggunakan email-email dengan nama domain gratis maupun menggunakan account email langganan yang disediakan oleh pihak ISP. Tentu tak ada yang salah dari penggunaan semacam ini namun akan lebih baik jika perusahaan mempertimbangkan account email yang menggunakan nama domain yang dimiliki dan mencerminkan identitas perusahaan.
Email dengan nama domain yang sesuai dengan nama dan identitas perusahaan akan meningkatkan nilai dari corporate branding, karena :

• Meningkatkan Promosi Nama & Merk. Dari sisi merk dan identitas, penggunaan nama domain resmi akan jauh lebih berharga dan lebih memperkuat citra perusahaan. Silakan bandingkan sisi branding dari account email hrd_pt_infokreasindo@yahoo.com dengan hrd@infokreasindo.co.id. Mana yang lebih kuat dan lebih dipercaya ? Pokok masalahnya memang bukan pada penggunaan layanan email gratisan melainkan dari sisi kepercayaan antar pihak yang saling berkomunikasi
• Mencegah penyalahgunaan. Banyak email penipuan yang mengatas namakan perusahaan tertentu. Misalnya, hrd_pt_unilever@gmail.com, bisa saja digunakan oleh penipu yang bertindak seolah-olah sebagai bagian dari HRD PT. Unilever padahal bukan. Banyaknya email palsu dan scam yang berpura-pura berasal dari bagian HRD suatu perusahaan tertentu karena banyaknya tenaga kerja yang mencari informasi lowongan kerja. Jika tidak hati-hati, perusahaan mendapat image yang kurang baik gara-gara para penipu yang mengatasnamakan suatu alamat email tertentu
• Kemudahan Penanganan & Backup. Email resmi yang dikelola oleh perusahaan jauh lebih mudah penanganannya. Kalau ada email tidak sampai, atau ada email yang bermasalah, kita dapat dengan mudah menelusurinya. Kita juga dapat dengan mudah menambah account dan menambah feature (anti spam, anti virus, task management dll) tanpa harus mengeluarkan biaya tambahan.
• Meningkatkan mobilitas. Email yang dikelola sendiri dapat dibuat menggunakan IP Publik sehingga dapat diakses dari luar kantor.

Meski ada banyak keunggulan komparatif penggunaan domain dan email dengan nama sendiri, masih banyak perusahaan yang belum mengaplikasikannya dengan berbagai alasan dan penyebab, antara lain :

1. Takut Mahal. Setup email dan domain dianggap sebagai pekerjaan yang membutuhkan biaya & investasi yang mahal, padahal ini adalah kesimpulan yang salah. Nama domain yang bisa kita pilih sendiri hanya berkisar antara Rp. 100-200 ribu rupiah untuk masa sewa selama 1 tahun. Email bisa disimpan menggunakan fasilitas Google Apps dengan biaya nol rupiah (maksimum 50 account email masing-masing berkapasitas 7GB). Bisa juga nama domain dipadukan dengan kapasitas hosting untuk website. Secara hitung-hitung kasar, biaya investasi bisa dilakukan dengan hanya biaya sebesar 500 ribu s/d 1 juta rupiah. Biaya tersebut digunakan untuk sewa 1 tahun yang artinya biaya per bulan hanya 50-100 ribu rupiah
2. Takut Repot Mengelolanya. Ini juga asumsi yang salah. Setup email dengan nama domain pilihan mudah sekali dan tidak memerlukan 1 orang staff IT khusus untuk mengaplikasikannya
3. Belum Tahu. Alasan ini terdengar absurd namun memang banyak dijumpai. Selama ini banyak perusahaan yang mengeluarkan biaya besar untuk email dan menganggapnya sebagai sesuatu yang biasa meski sebenarnya biaya tersebut masih bisa dikurangi

Pada dasarnya, penggunaan domain dan email dengan nama pilihan sendiri bukan hanya diperuntukkan untuk lingkungan perusahaan. Email dengan nama domain dan alamat sendiri bisa juga digunakan sebagai personal branding. Jika kita seorang wirausahawan, kita bisa meningkatkan port folio yang kita miliki dengan menggunakan fasilitas domain dan email yang unik dan istimewa.